Ficha Cadastral

A Ficha Cadastral é um documento interno que reúne dados pessoais e profissionais do colaborador para admissão e registro em RH. Deve ser preenchida e assinada pelo colaborador, contendo informações obrigatórias como nome, CPF, endereço, dados bancários e estado civil. É essencial mantê-la atualizada para garantir benefícios e evitar erros no pagamento. O documento deve ser válido, legível e completo, sem rasuras, e arquivado por pelo menos 5 anos após o desligamento.

 

O que é este documento?

A Ficha Cadastral é o documento interno que reúne os dados pessoais e profissionais do colaborador, utilizado para fins de admissão, registro em sistemas de RH, cadastro em beneficiárias e atualização de informações ao longo do vínculo empregaticio. Deve ser preenchida pelo próprio colaborador e assinada no ato da admissão.

Informações obrigatórias

• Nome completo
• Data de nascimento
• CPF, RG (número, órgão emissor e UF)
• Estado civil
• Endereço completo
• Telefone de contato
• E-mail (quando aplicável)
• Número de dependentes (para fins de IRRF)
• Dados bancários (banco, agência, número da conta)
• Informações sobre deficiência (PCD), quando aplicável
• Assinatura do colaborador e data de preenchimento

Informações adicionais

A ficha cadastral é um documento interno e pode variar de formato conforme o modelo adotado pela empresa. Deve ser mantida em arquivo físico ou digital pelo prazo mínimo de 5 anos após o desligamento. Atualizações devem ser realizadas sempre que houver mudança de dados (endereço, conta bancária, estado civil etc.).

Critérios de validação

Para que o documento seja considerado válido, todos os critérios abaixo devem ser atendidos:

• Documento anexado deve ser compatível com o solicitado
• Todas as informações estão legíveis, sem rasuras ou sobreposições
• CNPJ e razão social do empregador correspondem ao cadastrado no sistema
• Nome e CPF do empregado estão corretos e correspondem ao cadastro
• Dados obrigatórios completos e legíveis
• Assinatura do colaborador presente
• Data de preenchimento compatível com o período de admissão ou solicitação

Ocorrências que invalidam o documento

• Campos obrigatórios em branco (CPF, nome, endereço, dados bancários)
• Informações rasuradas ou ilegíveis
• Ausência de assinatura do colaborador
• Dados em conflito com outros documentos apresentados (ex.: CPF divergente do RG)

Observações e dicas importantes

• Manter a ficha cadastral atualizada é essencial para garantir o correto pagamento de benefícios e processar o IRRF com as deduções corretas de dependentes
• Para PCD (Pessoa com Deficiência), manter documentação comprobatória da deficiência junto à ficha
• Dados bancários incorretos ou desatualizados podem gerar atrasos no pagamento do salário