A Ficha Cadastral é um documento interno que reúne dados pessoais e profissionais do colaborador para admissão e registro em RH. Deve ser preenchida e assinada pelo colaborador, contendo informações obrigatórias como nome, CPF, endereço, dados bancários e estado civil. É essencial mantê-la atualizada para garantir benefícios e evitar erros no pagamento. O documento deve ser válido, legível e completo, sem rasuras, e arquivado por pelo menos 5 anos após o desligamento.
O que é este documento?
A Ficha Cadastral é o documento interno que reúne os dados pessoais e profissionais do colaborador, utilizado para fins de admissão, registro em sistemas de RH, cadastro em beneficiárias e atualização de informações ao longo do vínculo empregaticio. Deve ser preenchida pelo próprio colaborador e assinada no ato da admissão.
Informações obrigatórias
- Nome completo
- Data de nascimento
- CPF, RG (número, órgão emissor e UF)
- Estado civil
- Endereço completo
- Telefone de contato
- E-mail (quando aplicável)
- Número de dependentes (para fins de IRRF)
- Dados bancários (banco, agência, número da conta)
- Informações sobre deficiência (PCD), quando aplicável
- Assinatura do colaborador e data de preenchimento
Informações adicionais
A ficha cadastral é um documento interno e pode variar de formato conforme o modelo adotado pela empresa. Deve ser mantida em arquivo físico ou digital pelo prazo mínimo de 5 anos após o desligamento. Atualizações devem ser realizadas sempre que houver mudança de dados (endereço, conta bancária, estado civil etc.).
Critérios de validação
Para que o documento seja considerado válido, todos os critérios abaixo devem ser atendidos:
- Documento anexado deve ser compatível com o solicitado
- Todas as informações estão legíveis, sem rasuras ou sobreposições
- CNPJ e razão social do empregador correspondem ao cadastrado no sistema
- Nome e CPF do empregado estão corretos e correspondem ao cadastro
- Dados obrigatórios completos e legíveis
- Assinatura do colaborador presente
- Data de preenchimento compatível com o período de admissão ou solicitação
Ocorrências que invalidam o documento
- Campos obrigatórios em branco (CPF, nome, endereço, dados bancários)
- Informações rasuradas ou ilegíveis
- Ausência de assinatura do colaborador
- Dados em conflito com outros documentos apresentados (ex.: CPF divergente do RG)
Observações e dicas importantes
- Manter a ficha cadastral atualizada é essencial para garantir o correto pagamento de benefícios e processar o IRRF com as deduções corretas de dependentes
- Para PCD (Pessoa com Deficiência), manter documentação comprobatória da deficiência junto à ficha
- Dados bancários incorretos ou desatualizados podem gerar atrasos no pagamento do salário
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