Ficha Registro – wehandle

A Ficha Registro é um documento obrigatório que formaliza o vínculo empregatício, contendo dados pessoais, contratuais e funcionais do trabalhador. Deve incluir informações do empregador, do colaborador, contrato, assinaturas e data de expedição. É essencial manter o documento atualizado e válido, pois possui valor jurídico em auditorias e fiscalizações.

O que é esse documento?

A Ficha Registro é o documento que formaliza todas as informações sobre o vínculo empregatício de um trabalhador com a empresa. É obrigatória por lei e prevista na CLT e na Portaria nº 1.195/2019, podendo ser apresentada em formato físico ou digital.

Ela reúne dados pessoais, contratuais e funcionais, como admissão, função exercida, salário, jornada, alterações no contrato e demais informações que compõem o histórico do colaborador durante o período de contratação.

Quais informações são obrigatórias?

1. Identificação do empregador

Razão social
CNPJ
Endereço completo (matriz ou filial, conforme contrato)

2. Identificação do trabalhador

Nome completo (conforme cadastro)
CPF
Data de nascimento
Endereço completo
Estado civil
Nome da mãe e do pai (quando constar em documentos oficiais)

3. Informações contratuais

Data de admissão
Cargo ou função (compatível com o cadastro e CBO)
Salário contratual
Jornada de trabalho (horas semanais, escala)
Tipo de contrato (CLT, intermitente, experiência etc.)
Formas de remuneração e benefícios
Alterações contratuais, se houver

4. Assinatura do colaborador

Pode ser física ou digital, desde que válida

5. Assinatura da empresa (quando houver campo)

Pode ser exigida em determinados modelos. Deve ser legível e válida

6. Data de expedição

Deve estar visível e seguir o formato dd/mm/aaaa, garantindo rastreabilidade

Sugestão de modelo de documento

Segue abaixo um modelo demonstrativo de Ficha Registro. Não existe um modelo único obrigatório, mas o conteúdo mínimo deve ser respeitado.

Critérios de validação

Documento compatível com o tipo de anexo
Dados do trabalhador (nome, CPF, cargo) compatíveis com o cadastro
Dados da empresa (razão social, CNPJ) compatíveis com o cadastro
Cargo descrito deve corresponder ao serviço e ao CBO
Assinatura do colaborador presente (manual ou digital com certificação)
Assinatura da empresa presente, quando exigido pelo modelo
Data de emissão visível e no formato correto

Ocorrências que invalidam a Ficha Registro

Documento enviado incorretamente (ex: ficha de outro tipo)
Nome, CPF ou cargo divergente do cadastro da plataforma
Falta da assinatura do colaborador
Assinatura digital sem validação
Ausência de assinatura da empresa (quando o modelo exigir)
Data de emissão ausente ou ilegível
Informação incompleta, ilegível ou com rasuras
Modelo genérico que não apresenta os campos obrigatórios

Observações e dicas importantes

Verifique sempre se a ficha está atualizada com o último cargo e salário do colaborador
A função deve ser compatível com o cadastro e com CBO
A ficha deve ser mantida atualizada sempre que houver alterações contratuais
Em caso de assinatura digital, o documento precisa conter a comprovação da validade
A Ficha Registro é documento legal e obrigatório, com valor jurídico em auditorias e fiscalizações

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