Documento solicitado desconhecido ou nunca utilizado pelo fornecedor

O que é esta funcionalidade/processo

É a situação em que o fornecedor recebe uma pendência de um documento que não reconhece, nunca precisou fornecer em outros contratos ou não sabe como obter. Isso pode gerar dúvidas sobre a pertinência da exigência e sobre como regularizar a pendência.

Quem é responsável

O cliente tomador é responsável por incluir na matriz apenas documentos que se aplicam ao contexto do serviço contratado e por esclarecer ao fornecedor o motivo e a forma de obtenção de cada documento exigido. O fornecedor é responsável por comunicar a dúvida e, após o esclarecimento, providenciar e enviar o documento.

Como funciona

Os documentos exigidos na plataforma são configurados pelo cliente tomador com base em requisitos legais, normativos, contratuais ou de segurança. Quando um documento pouco comum é incluído na matriz, o fornecedor pode não estar familiarizado com ele.

Para resolver essa situação:

1. Identifique o nome exato do documento pendente na plataforma.
2. Entre em contato com o responsável pelo contrato no cliente tomador e solicite uma explicação sobre o documento: o que é, para que serve e como deve ser obtido.
3. Caso o documento não se aplique à atividade do fornecedor (por exemplo, uma certidão exigida apenas para determinados tipos de atividade), comunique isso ao cliente tomador e solicite a revisão da exigência.
4. Se o documento for de fato aplicável, providencie-o junto ao órgão emissor competente e faça o upload na plataforma.

O fornecedor não deve ignorar a pendência, pois ela pode bloquear aprovações e liberar acesso ao serviço.

Observações e dicas importantes

• Nunca ignore uma pendência por não reconhecer o documento — isso pode resultar em bloqueio do fornecedor na plataforma.
• Se o cliente tomador confirmar que o documento não se aplica, solicite formalmente a exclusão da exigência da matriz de documentos.
• Guarde o registro da comunicação com o cliente tomador sobre a dispensa ou esclarecimento do documento, caso seja necessário comprovar a tratativa posteriormente.
• Documentos emitidos por órgãos públicos podem ter prazos de emissão, então inicie o processo de obtenção com antecedência.