Pendências de documentos vencidos

O que é esta funcionalidade/processo

É a situação em que documentos que já foram enviados e aprovados anteriormente atingem sua data de validade, gerando automaticamente novas pendências no sistema. O fornecedor precisa renovar e reanexar esses documentos para manter a conformidade.

Quem é responsável

O fornecedor é o principal responsável pelo monitoramento das datas de vencimento de seus documentos e pela renovação e reenvio dentro do prazo. O cliente tomador pode configurar alertas e prazos de antecedência para notificação de vencimento, dependendo da configuração da plataforma.

Como funciona

A plataforma verifica automaticamente as datas de validade dos documentos cadastrados. Quando um documento vence, seu status é alterado para "vencido" e uma nova pendência é gerada, independentemente de o documento ter sido aprovado anteriormente. O fornecedor precisará obter a versão atualizada do documento e realizar um novo upload.

Para regularizar pendências de documentos vencidos:

1. Acesse a plataforma e identifique os documentos com status "vencido" ou com nova pendência gerada.
2. Obtenha a versão atualizada do documento junto ao órgão emissor ou gere internamente, conforme o tipo de documento.
3. Acesse a área de envio do documento específico na plataforma.
4. Faça o upload do novo arquivo com a data de validade atualizada.
5. Aguarde a análise e aprovação pelo cliente tomador.

Documentos de renovação periódica (como certidões negativas, ASOs e apólices de seguro) tendem a vencer com frequência e devem ser monitorados com atenção.

Observações e dicas importantes

• Recomenda-se verificar regularmente o painel de pendências para identificar documentos próximos do vencimento antes que gerem novas pendências.
• Configure lembretes internos para os documentos com maior rotatividade de vencimento, como certidões de regularidade fiscal e documentos de saúde ocupacional.
• O envio de um documento vencido (com data de validade expirada) não elimina a pendência — somente um documento com validade vigente será aceito.
• Em caso de atraso na emissão do documento por parte do órgão emissor, comunique o cliente tomador e apresente o protocolo de solicitação como evidência do andamento.